İmha Politikası

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİNE İLİŞKİN İMHA POLİTİKASI

AYAZAĞA KONGRE KÜLTÜR TURİZM SARAYI YÖN. VE TİC. A.Ş. “UNIQ İSTANBUL”

 İMHA POLİTİKASININ AMACI

Ayazağa Kongre Kültür Turizm Sarayı Yön. Ve Tic. A.Ş. (“UNIQ İstanbul”)  sosyal ve hukuki sorumluluğu gereğince, kişisel verileri koruma, işleme ve imha düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) yürürlükteki mevzuat çerçevesinde, uygulanmakta ve kişisel veri imha ile ilgili ulusal olarak kabul görmüş temel ilkelere dayanmaktadır. İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.

Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak, bu Politikanın amacı, UNIQ İstanbul’un faaliyetlerinin yürütülmesinde topladığı kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

İşbu Politika tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ve bu verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkindir.

TANIMLAR

  • Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
  • Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
  • Başkan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanını,
  • İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
  • Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
  • Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
  • Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
  • Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
  • Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
  • Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
  • Yönetmelik : Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
  • Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.
  • Anonimleştirme: Verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.
  • Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilmez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
  • Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

Veri sahiplerine ait kişisel veriler UNIQ İstanbul tarafından aşağıdaki ortamlarda KVK Kanunu hükümlerine ve ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Elektronik ortamlar:

  • CRM
  • MS SQL Server
  • E-Posta Kutusu
  • Microsoft Office Programları
  • Görüntü ve Ses Kayıt Cihazları

Fiziksel ortamlar:

  • Birim Dolapları
  • Klasörler
  • Arşiv

SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, UNIQ İstanbul tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVK Kanunu ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

  1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
  2. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
  3. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla UNIQ İstanbul’un meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
  4. Kişisel verilerin UNIQ İstanbul’un herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
  5. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
  6. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, UNIQ İstanbul tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

  1. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  2. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  3. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
  4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  5. İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
  6. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

UNIQ İstanbul, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz tarafından gerekli denetimler yapılmakta veya yaptırılmaktadır. Alınan teknik ve idari önlemlerin tamamı Kişisel Veri Politikası’nda özel olarak düzenlenmiştir.  İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, UNIQ İstanbul bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir, durumun düzeltilmesi için ivedi önlemleri derhal alır ve tedbirleri gözden geçirir.

  • Teknik Tedbirler:

 

  • Organizasyon bünyesinde çalışan kişilerin oluşturabileceği bilinçli veya bilinçsiz tehditler dikkate alınarak bilgiye erişimi kontrol etmek ve yetkisiz erişimleri önlemek için ilgili tüm alanlarda yazılım ve donanın cihazları üzerinden log raporlaması ile gerekli güvenlik kontrollerini hayata geçirilmiştir.
  • Kullanılan log programları dinlediği trafiğin kaydını tutarak, gerektiğinde bu kayıtları baz alarak istenilen şekilde raporlar çıkartabilmektedir. Sistem yöneticilerinin sistemi güçlü bir şekilde izlemesine yardımcı olmaktadır.
  • Bu programlar ile çalışanların günlük faaliyetlerinin yetki profillerine uyum sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir. Yetkiler şirket bilgi sistem birimi tarafından düzenli olarak kontrol edilmektedir.
  • Yetki düzeyi onayları veri sorumlusu yöneticisi tarafından verilmektedir.
  • Kişisel veri kaynaklarına erişim için personel veya üçüncü şahıslar tarafından kullanılan şifreler, ilgili sistemler için tanımlanmış olan şifre belirleme kurallarına uyumlu olarak düzenlenmektedir. Rakam, büyük harf, küçük harf, noktalama işareti kombinasyonların dan oluşan, akılda kalıcı, eski şifrelere benzemeyen karmaşık şifreler kullanılmaktadır.
  • Şirkette dış ağlardan gelebilecek tehditlere karşı katmanlı ağ güvenlik tedbirleri tesis edilmiştir.
  • Şirket Bilgisayar sistemlerinde firewall, antivirüs yazılımları, güvenlik duvarları, VPN yazılım/donanımları, içerik kontrolcüler, merkezi yönetim yazılımları kullanılmaktadır
  • Virüslerin en çok yayıldığı servisler olan e-mail, http ve ftp trafikleri firewall mantığı esas alınarak firewall ağ geçidine yönlendirilir. Buradaki tarama işleminden sonra gerekli yerlere yönlendirilme yapılır. Bu sistemle dışarıdan gelecek olan atakları engellenmiş olur. Mail sunucuları üzerine kurulan antivirüs sistemiyle yerel ağ içerisinde e-mail aracılığıyla dolaşan virüslerde etkisiz hale getirilmiş olur.
  • Sunucu bilgisayarları üzerine kurulan virüs koruma yazılımları ve şirket çalışanlarının sistemlerini kontrol edecek yazılımlarla şirketimizde kurumsal antivirüs çözümü sağlanmış olmaktadır.
  • Bu denetleme çalışmaları; bilinen açıklara karşı güvenlik taraması, uygulama tipine göre uygulamaya yönelik güvenlik taramaları ve sistem yapılandırma kontrollerini kapsamaktadır.
  • Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
  • Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
  • Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
  • Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
  • Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
  • Kişisel verilerin yok edilmesini geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlar.
  • Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortamı, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kriptografik yöntemler ile korur.
  • Özel nitelikli kişisel verileri üzerinde gerçekleşen tüm hareketlerin işlem kayıtlarının güvenli olarak loglanmasını sağlar.
  • Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerini sürekli takip ederek gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını sağlar.
  • Özel nitelikli kişisel verilere bir yazılım aracılığı ile erişilen durumlarda bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmelerini yaparak bu yazılımların güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını sağlar.
  • Özel nitelikli kişisel verilere uzaktan erişim gereken hallerde en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi sağlar.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin aktarıldığı durumlarda;

   – Verilerin e-posta ile aktarılması gerekiyor ise bunların şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmasını,

  – Verilerin taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemler ile şifrelenmesini,

 – Farklı fiziksel ortamdaki sunucular arasında aktarma gerçekleşiyor ise sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle aktarmanın sağlanmasını,

 – Verilerin kağıt ortamında aktarımı gerekiyorsa evrakın “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmesini sağlar.

  • İdari Tedbirler:
  • Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
  • UNIQ İstanbul olarak Veri Güvenliğine ilişkin hazırladığımız politikaların temel amacı, yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik süreçler hakkında açıklamalarda bulunmak, kişisel verileri şirket tarafından işlenen veri sahibi gerçek kişileri bilgilendirmek, uygulamada şeffaflığı ve veri güvenliğini ve Kanuna uyumu sağlamaktır.
  • Organizasyon bünyesinde çalışan kişilerin oluşturabileceği bilinçli veya bilinçsiz tehditler ve dış ağlardan gelebilecek tehlikeler dikkate alınarak, bilgiye erişimi kontrol etmek ve yetkisiz erişimleri önlemek, veri güvenliğini sağlamak için ilgili alanlarda, Erişim, Bilgi Güvenliği, Saklama-Yedekleme, Silme- Anonimleştirme politikaları uygulamaya alınmıştır. Uygulamalar üzerinde teknik kontrol sistemleri kurulmuştur. Veri sorumlusu olarak şirket kurum içi sistematik periyodik denetimleri Veri Güvenlik Koordinatörü ve/veya Veri Kontrol Sorumlusu kanalıyla yapmaktadır. Denetimler gerek görüldüğünde bağımsız denetim şirketlerine yaptırılır.
  • Gizlilik taahhütnameleri; Veri sorumluları ile veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından veya hizmet sözleşmelerinin sona ermesinden sonra da devam eder.
  • Kanunun 12. Maddesi ikinci fıkrası gereği Veri İşleyenler, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması konusunda veri sorumlusu ile müştereken sorumludur.
  • Kişisel verilerin işlenme ve aktarılma amaçlarını ve veri kategorilerini açıklayan ve veri güvenlik tebdirlerinin veri işleyen nezdinde denetlemeye tabi olduğunu belirten bir yazı veri işleyene verilmektedir.
  • Veri gizliliğinin sağlanması ve güvenlik tedbirlerine uyulması konusunda tüm çalışanlardan ve veri işleyen diğer şahıs veya kurumlardan taahhütname alınması zorunlu kılınmıştır.
  • Çalışanlar, danışmanlar, bilgi sistem destek şirketleri ve diğer üçüncü kişi veya şirketlerle yapılan sözleşmelere de bu kapsamda gizlilik taahhütnameleri eklenmektedir.
  • Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
  • Şirketimiz mevcut çalışanlarının ve bünyesine yeni dâhil olan çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımlar değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak yeni eğitimler düzenlemektedir.
  • Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
  • İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
  • Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
  • Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
  • Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
  • Kişisel verilerin bulunduğu ortama göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmasını sağlar ve bu ortamlara yetkisiz giriş çıkışları engeller.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

UNIQ İstanbul ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. UNIQ İstanbul tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.

UNIQ İstanbul kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

  • Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler
  1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale

getirilmesi işlemidir. UNIQ İstanbul, kendi organizasyonu içerisindeki ilgili iş biriminin kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan amacı ve saklama süresi sona erdikten sonra, bu iş biriminin (ilgili kullanıcı) ilgili kişisel verileri işlemesini engelleyecek teknik ve idari tedbirleri alır. UNIQ İstanbul organizasyonu içerisindeki diğer iş birimlerinin aynı kişisel veri için gerekli olan işleme amaçları ve saklama süreleri sona ermeden ilgili kişisel veri silinmez, yok edilmez veya anonim hale getirilmez.

Kişisel verilerin silinmesi işlemi, silinmesi gerekmeyen diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe

ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise;

  1. a) Kişisel verilerin anonim hale getirilerek arşivlenmesi veya
  2. b) Başka herhangi bir kurum, kuruluş veya kişinin erişimine kapalı olması ve kişisel verilere yalnızca

yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması, kaydıyla kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.

  1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri

getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

UNIQ İstanbul, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Kişisel verilerin saklandığı donanımın niteliğine göre, ilgili diskler yakılır ve geri dönülemeyecek şekilde kırılır.

  1. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette

kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

UNIQ İstanbul tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından; geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kişisel verilerin kimliği belirli veya  belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. UNIQ İstanbul , kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.

UNIQ İstanbul re’sen kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alacak ve uygulayacaktır. Ayrıca Yönetmelik’in 13üncü maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda UNIQ İstanbul serbesti içinde olacaktır.

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

UNIQ İstanbul tarafından Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

  • Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında aşağıdaki madde kapsamında işlem yapılır,
  • Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla,

   – Kişisel veriler, Kanun’un 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Şirket nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.

   – Verinin saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Şirket’in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

  – Verinin saklanmasının Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 (altı) aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak anonim hale getirilir veya imha edilir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.

Kişisel veriler politika’nın 4. maddesinde belirtilen hususlar dikkate alınarak ekte belirtilen süreler boyunca saklanarak, süre sonunda ise anonim hale getirilecek veya yok edilecektir.

 

İLGİLİ KİŞİNİN BAŞVURUSU

 

İlgili kişi, KVK Kanunu’nun 13üncü maddesine ve Yönetmelik’in 12inci maddesine istinaden Kişisel Veri Politika’sının ekinde yer alan bir başvuru dilekçesi UNIQ İstanbul’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir.

  1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; veri sorumlusu talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
  2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
  3. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

UNIQ İstanbul aşağıdaki gerekçelerle veri sorumlusuna ait kişisel verinin silinmesini reddedebilir:

(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

(5) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

(6) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

(7) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

(8) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

(9) Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması

(10) Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması

(11) Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 

Veri sahipleri bu bölümde yer alan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Kişisel Veri Politika’sının ekinde yer alan bir başvuru dilekçesini doldurup imzalayarak UNIQ İstanbul’a ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

(a) ayazagakongre@hs01.kep.tr e-posta adresine gönderecekleri bir e-posta,

(b) Huzur Mah. Maslak Ayazağa Cad.No:4/1 Sarıyer/İstanbul adresine şahsen veya noter vasıtasıyla gönderecekleri Başvuru Formu aracılığıyla ile öğrenme hakkına sahiptirler.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; UNIQ İstanbul’un cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

UNIQ İstanbul’un Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

UNIQ İstanbul, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. UNIQ İstanbul, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

EKLER

EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri

KİŞİSEL VERİ İÇEREN İŞLEM VEYA SÜREÇ SAKLAMA SÜRESİ İMHA SÜRESİ
Genel Kurul İşlemleri ve Şirket Hissedar Bilgileri Şirket tüzel kişiliğinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Finansal Bilgiler Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde
Mesleki Deneyim Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde
Pazarlama Faaliyetleri Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde
Sağlık Bilgisi İş akdinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde
Adli Sicil Kayıtları İş akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 120 gün içerisinde
Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İletişim Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Sözleşme İşlemleri Sözleşme ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Kimlik Bilgileri Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Risk Yönetim Hukukî ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İş başvuruları (olumsuz sonuçlanan) Başvurunun olumsuz sonuçlanmasından itibaren 5 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Özlük dosyaları İş akdinin sona ermesini müteakip 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İş Sağlığı ve Güvenliği uygulamaları İş ilişkisinin sona ermesini takip eden 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Yönetim Kurulu ve Temsilci Bilgileri Şirket tüzel kişiliğinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Ödeme İşlemleri/Muhasebe İş ilişkisinin/ hukuki ilişkinin sona ermesini müteakip 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Personel Finansman Süreçleri İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Eğitim kayıtlarının dosyalanması İş akdinin sona ermesini müteakip 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Güvenlik Kamera Görüntüleri ve Ses Kayıtları Görüntünün ve ses kaydının alındığı tarihten itibaren 40 gün Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Taşıt Plaka Bilgileri İş akdi devam ettiği sürece/ yeni kiralama yapılıncaya kadar Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgileri Talep/Şikâyet kaydının yapılmasından itibaren 2 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Şirket’in ilgili kişisel veriyi kullanma amacı sona ermedi ise, ilgili mevzuat gereği ilgili kişisel veri için öngörülen saklama süresi tabloda yer alan sürelerden fazla ise veya ilgili konuya ilişkin dava zamanaşımı süresi kişisel yerinin tabloda yer alan sürelerden fazla saklanmasını gerektiriyorsa, yukarıdaki tabloda yer alan süreler uygulanmayabilecektir. Bu halde kullanım amacı, özel mevzuat veya dava zamanaşımı süresinden hangisi daha sonra sona eriyor ise, o süre uygulama alanı bulacaktır.

Etkinlik Arama
Yakındaki Etkinlikler